Все документы, издаваемые внутри предприятия и
выходящие на предприятие, должны быть оформлены и учтены в соответствии с
номенклатурой дел, она составляется в конце календарного года на следующий год
и выглядит так:
ООО «Пульс» УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА Директор ООО «Пульс»
ДЕЛ на 2013г. подпись И.И. Иванов
10.12.2012 №2 печать 14.12.2012
В связи с переездом на другой домен вся информация перенесена на сайт: тестответ.рф
В связи с переездом на другой домен вся информация перенесена на сайт: тестответ.рф
Номер дела
|
Заголовок дела
|
Количество дел
|
Срок хранения
|
Примечания
|
Секретарь подпись П.П. Петрова
Одобрено
Протоколов заседания
Экспертной комиссии
№3 от 11.12.2012
В графе 1 указывается индекс дела, который
обозначается арабскими цифрами, разрешается их дополнять при необходимости
буквенной аббревиатурой.
Например:
02-03
02-03/К
02 – номер структурного подразделения
03 – порядковый номер заголовка дела внутри номенклатуры дел
структурного подразделения
К – копии
В
графе 2 указываются заголовки дел в том порядке, который определяется степенью
их возможности. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
В
заголовках дела предприятие обязано указывать номер тома, если дело состоит из
нескольких частей. При этом разрешается к этому тому вводить дополнительный
подзаголовок, уточняющий содержание этого дела.
В графе 3 указывается фактически
заведенное количество дел или количество томов в отчетном календарном году.
В графе 4 - срок хранения указывается по типовому или
ведомственному перечню, может быть увеличен при необходимости.
В
графе 5 - примечания проставляются отметки о заведении дел, о переходящих
делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче в архив или другую организацию
и т.п.
Порядок
формирования дел:
1. Документы
постоянного и временного хранения (за исключением приложений) формируются в
отдельные дела
2. В
дело помещается только один экземпляр каждого документа
3. Запрещается
помещать в одно дело оригиналы и копию документов, за исключением случаев,
когда оригинал документа утерян или уничтожен
4. В
дело группируются документы одного календарного года, кроме исключений,
разрешенных по закону: личные дела
5. Дело
должно содержать не более 250 листов и толщина не более 4 см
6. Документы
располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту
7. Приложения
к документам должны быть присоединены к тем документам, к которым они относятся
независимо от сроков их утверждения и хранения
По окончании календарного года
дела необходимо оформить, причем дела полного хранения (>10 лет) подлежат
полному оформлению, которое включает перебор документов, подшивку или переплет
дела, нумерацию листов, оформление листа-заверителя, составление внутренней
описи документов и уточнение обложки дела.
Дела временного хранения
разрешается после переработки и нумерации далее не дооформлять.
Внутренняя опись составляется
на отдельном листе в табличной форме, в которую включаются порядковые номера
документов, даты документов, заголовок к тексту и номера листов дела.
После таблицы ставится итоговая
запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов и
количество листов внутренней описи. Подписывается опись непосредственно
составителем.
Лист-заверитель составляется в
деле на отдельном листе, в котором указывается цифрами и прописью количество
пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи и оговариваются
особенности нумерации листов (наличие литерных листов, пропущенных номеров,
количество крупноформатных листов, количество конвертов и количество листов в них,
наличие брошюр). Он подписывается составителем, на нем отмечаются все изменения
в составе дела со ссылкой на соответствующий акт.
Сама обложка содержит
наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела
по номенклатуре дел, номер тома, заголовок дела, при оформлении дела на обложку
выносятся крайние даты заведенных дел.
Комментариев нет:
Отправить комментарий