Реквизиты документа

                Документ – материальный носитель информации, предназначенный для ее передачи во времени и в пространстве.

                Документы, обеспечивающие управление – бумажные или электронные документы, возникающие в деятельности организации и обеспечивающие ее нормальное функционирование. Они оформляются на бумаге светлых тонов, обычно формата А4 или А5 и имеющие следующие поля:

А4: левое, верхнее и нижнее поле не менее 20мм, правое не менее 10мм.

А5: по 10 мм со всех сторон.

В связи с переездом на другой домен вся информация перенесена на сайт: тестответ.рф

                Рекомендуемые ГОСТом реквизиты:

01.   Государственный герб РФ (нельзя использовать организациям).

02.   Герб субъекта РФ (нельзя использовать организациям).

03.   Эмблема организации или товарный знак.

01-03 располагаются в левом верхнем углу, не обязательно.

04.   Код организации ОКПО (Общероссийский Классификатор Предприятий и Организаций).

05.   Основной государственный регистрационный номер ОГРН.

06.   Идентификационный номер налогоплательщика ИНН, код постановки КПП.

07.   Код формы документа ОКУД (Общероссийский Классификатор Управленческой Документации).

04-07 являются необязательными, проставляются только на строго официальных документах, как правило, предоставляемых в государственные органы.

08.   Наименование организации. Располагается в заголовочной части документа, включает юридическую форму предприятия и его полное или сокращенное название.

09.   Справочные данные об организации. Только на документах, предназначенных для внешних пользователей. Входит: сайт, адрес, телефон, индекс, факс, мейл, номер расчетного счета, если нужен.

10.   Наименование вида документа (приказ, письмо и т.д.). всегда выделяется относительно текста, находится в заголовочной части.

11.   Дата документа. Разрешено:

05.03.2013

05 марта 2013г.

2013.03.05

03.05.2013

Ставится в заголовочной части документа.

12.   Регистрационный номер документа.

№25 – на внутренних

№25/ПП – переписка с поставщиком (хранится более 3х лет)

№25-123/6

№25/ЛС – личный состав (хранится 75 лет)

№25/к – кадры (хранится 75 лет)

№25/130 – переписка между предприятиями

№25/136-05.03.2013

Располагается в заголовочной части.

13.   Ссылка на дату и номер входящего документа.

Ответ на №123/456 от 05.03.2011

Располагается в заголовочной части.

14.   Место составления документа.

15.   Адресат. В правом верхнем углу.

Для юридического лица:

ООО «Рога и копыта»

121000, Москва, 

ул. Ленина 25, оф.63

Директору

Бендеру О.Н.

Для физического лица:

Иванову И.И

620000, Екатеринбург,

ул. Ленина, 17-35

допускается указание 4 адресатов, они располагаются один под другим.

16.   Гриф утверждения. Располагается в правом верхнем углу.

УТВЕРЖДАЮ:

директор ООО «Пирс»

печать         Иванов И.И.

подпись          05.03.2013

УТВЕРЖДЕНО:

протоколом общего собрания трудового коллектива

№5 05.05.2012

17.   Резолюция (любое место документа, если документ для своего исполнения требует каких-то дополнительных действий) состоит из: фамилии исполнителя и/или должность, конкретное поручение, сроки исполнения, подпись адресата и дата резолюции:

Главному бухгалтеру

Петровой П.П,

Выдать 10000р.

(Десять тысяч рублей 00 коп.)

специалисту отдела снабжения

Василькову В.В.

в ближайшие 3 дня

Василькову В.В.

приобрести компьютер

по согласованию

с секретарем Цветковой А.И.

до 10.05.2013

подпись    01.05.2013

18.   Заголовок к тексту. В справочной части документа. Как правило, отвечает на вопрос «О чем?», должен быть очень короткий.

19.   Отметка о контроле. Это либо «К», либо штамп-контроль. Проставляется на свободном месте документа, в тех документах, использование которых особенно важно для предприятия.

20.   Текст документа.

21.   Отметка о наличии приложения. В российских документах ставится после текста и до подписи.

Приложение: Копия квитанции об уплате государственной пошлины.

Приложение: 1) Копия…

                           2) Бизнес-план на 35 л., с приложениями, всего 13л.

                           3) Пример рекламной листовки, в 3х экземплярах.

По европейским правилам отметка о наличии приложения проставляется на нижнем поле документа.

22.   Подпись (должность, подпись, расшифровка). Если документ требует подписи нескольких должностных лиц, они располагаются друг под другом в порядке должностей. Если документ подписан комиссией, то первым подписывает председатель комиссии,  а затем члены комиссии в алфавитном порядке. Если подписывается внешний документ, подписи располагаются на одном уровне.

23.   Гриф согласования. На особо важных документах (устав предприятия, штатное расписание, правила трудового внутреннего распорядка и др.), если содержание документа требует согласия других должностей, организаций или государственных органов. Может быть личный (состоит из: слова «Согласовано», должности лица, которое подписывает, наименование организации, личная подпись, расшифровка и дата). Ставится на любом свободном месте или другом листе согласование.

СОГЛАСОВАНО              

Протоколом общего

собрания жильцов

дома №3 по ул. Советской

г. Екатеринбурга

№4 от 01.01.2013

24.   Виза согласования. Ставится на документе, в котором перечислены конкретные исполнители (приказ, докладная записка с резолюцией, внутренние акты и др.) для того, чтобы доказать, что эти конкретные исполнители видели данное поручение и обязуются его исполнять. Проставляются ниже подписи или на обратной стороне документа, содержат личную подпись, дату и расшифровку подписи.

С приказом ознакомлены:

Подпись И.И.Иванов 01.05.2013

Подпись П.П.Петров 02.05.2013

25.   Печать. Ставится либо на букве «П», либо на часть подписи, но таким образом, чтобы она хорошо читалась и прочитывалась полностью.

26.   Отметка о заверении копии. Включает слово «Верно», должность, подпись, расшифровку, дату и можно печать

Верно

Инспектор

отдела кадров подпись И.В.Иванов

01.05.2013

27.   Отметка от исполнителя. Включает инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Ставится в левом нижнем углу документа.

28.   Отметка об исполнении документа и направление в дело. Включает ссылку на дату и может быть конкретные действия, касающиеся исполнения документа.

Слова «Дело №…» и подпись исполнителя.

29.   Отметка о поступлении документа в организацию – очередной регистрационный номер входящего документа и дата.

30.   Идентификатор электронной копии документа.